Bijna elke incassopartij zegt tegenwoordig sociaal te incasseren. Voor een onderwijsinstelling die op zoek is naar een partner voor openstaande cursusgelden, leermiddelen of examengeld is dat lastig: als iedereen het roept, zegt het niets meer. Tegelijk leeft binnen scholen de vrees dat “sociaal” een net iets nettere manier is om te zeggen dat er uiteindelijk niets binnenkomt. Beide beelden kloppen niet. Sociaal incasseren is een concrete manier van werken met controleerbare kenmerken. En het is nadrukkelijk iets anders dan kwijtschelden.
Sociaal incasseren gaat over het hoe, niet over het of
De kern is eenvoudig: de vordering blijft volledig staan. Wat verandert, is de route ernaartoe.
In de praktijk herken je sociaal incasseren aan vijf dingen:
- Vroeg contact in plaats van late druk. Hoe eerder iemand benaderd wordt, hoe kleiner het bedrag en hoe groter de kans op een oplossing. Wachten tot een achterstand is opgelopen maakt het probleem duurder voor iedereen.
- Begrijpelijke communicatie. Geen juridisch sjabloon met dreigende termijnen, maar een bericht waarin staat wat er openstaat, wat de mogelijkheden zijn en wie je kunt bellen. Sinds de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) op 1 april 2024 in werking trad, is dit ook wettelijk verankerd: incassodienstverleners moeten transparant, correct en begrijpelijk communiceren en proactief uitleggen wat iemands rechten en plichten zijn.
- Een regeling die past bij wat iemand daadwerkelijk kan missen. Een termijnbedrag dat op papier netjes oogt maar in werkelijkheid niet haalbaar is, levert alleen uitstel op. En een gebroken regeling.
- Signaleren wanneer er meer aan de hand is. Iemand die niet reageert, doet dat zelden uit onwil. Wie dat herkent en doorverwijst, voorkomt dat een rekening van een paar honderd euro het begin wordt van een groter probleem.
Dat het werkt, is inmiddels doorgerekend. SchuldenlabNL en de Nederlandse Vereniging van Banken becijferden in 2024 dat een sociale incasso-aanpak jaarlijks tussen de 260 en 390 miljoen euro aan maatschappelijke waarde oplevert, doordat schulden minder ver oplopen en er minder beroep wordt gedaan op schuldhulpverlening en rechtspraak.
En waar ligt dan de grens?
Bij het moment waarop de verplichting zelf ter discussie komt te staan.
Sociaal incasseren betekent: meebewegen in tempo, termijn en toon. Het betekent niet dat een regeling vrijblijvend is. Wie een regeling aangaat, komt die na. Lukt een termijn een keer niet, dan is er ruimte om dat te bespreken, en dat is nadrukkelijk iets anders dan het stilzwijgend laten lopen.
Kwijtschelden is een besluit van de schuldeiser, niet van de incassopartij. Bij Betaalgenoot ligt dat besluit dus altijd bij de school. Wij voeren de regeling uit die met de betalingsplichtige is afgesproken en we nemen geen beslissingen over de vordering zelf. Is een student van mening dat het cursusgeld niet verschuldigd is, dan verwijzen we naar de debiteurenadministratie van de instelling. Die scheiding is niet alleen juridisch zuiver, ze voorkomt ook dat een student twee verschillende verhalen te horen krijgt.
Sociaal incasseren verhoogt dus niet het aantal afboekingen. Het verhoogt het aantal regelingen dat daadwerkelijk wordt uitgediend.
Waarom dit in het onderwijs zwaarder weegt dan elders
Een webshop ziet een klant met een achterstand misschien nooit meer terug. Een school wel. De student van wie de rekening openstaat, zit maandag weer in de les, doet volgend jaar examen en is over vijf jaar ambassadeur of afhaker.
Dat maakt de inzet dubbel. Een onbetaalde rekening kan leiden tot geblokkeerde leermiddelen, een uitschrijving of een student die zich niet opnieuw inschrijft. De directe afboeking is dan het kleinste verlies. Uitval, gemiste instroom en de uren die de debiteurenadministratie kwijt is aan achtervolgen wegen zwaarder.
Daar zit de reden waarom Betaalgenoot bestaat. De inrichting is toegesneden op die situatie:
- Betaalpaden per instelling. Elke school heeft een eigen ingang en eigen afspraken over termijnen, aanmaanmomenten en wanneer er wordt teruggekoppeld. Geen standaardstraat waar iedereen doorheen gaat.
- Bereikbaarheid via het kanaal dat studenten gebruiken. Naast e-mail en telefoon ook WhatsApp. Een vraag die in twee regels beantwoord wordt, is een regeling die doorloopt.
- Een portaal waarin de scholier/student zelf ziet wat er openstaat. Onduidelijkheid over het openstaande bedrag is een van de belangrijkste redenen dat mensen afhaken.
- Contact op gelijke voet. Ons onderscheidend vermogen zit in de verbinding met de scholier/student. Dat is geen zachte waarde, het is de reden dat een groter deel van de regelingen wordt voltooid.
- De juridische route als sluitstuk, niet als startpunt. Omdat we onderdeel zijn van een gerechtsdeurwaarderskantoor, is die route er wel. Het doel van de hele aanpak is dat hij niet nodig is.
De financiële afdeling houdt ondertussen tijd over voor haar eigenlijke werk.